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従業員の勤怠管理は、毎日の打刻確認だけでなく、休暇や有休、残業、シフトなど、さまざまな情報を扱う業務です。紙のタイムカードやExcelを使って管理している場合、従業員数や拠点が増えるにつれて、集計や確認に時間がかかることもあります。
テレワークや直行直帰、シフト勤務など働き方が多様になっている企業では、これまでの方法だけでは管理しにくいケースもあります。そこで検討したいのが、クラウド型の勤怠管理システムです。
勤怠クラウドは、中小企業向けのクラウド型勤怠管理システムです。PCやスマートフォンからの打刻をはじめ、シフト管理、休暇申請・承認、有休管理、残業に関するアラートなど、勤怠管理に必要な機能をまとめて利用できます。
勤怠管理をクラウド化するメリット
勤怠管理を紙やExcelで行っていると、毎月の集計や入力内容の確認などに手作業が発生します。複数の拠点がある企業や、テレワークと出社勤務が混在している企業では、勤務状況をまとめて確認することが難しくなる場合もあります。
クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、打刻や休暇などの勤怠情報をシステム上で管理しやすくなります。担当者がそれぞれの情報を個別に集める作業を見直すきっかけにもなります。
ただし、システムによって対応している勤務形態や打刻方法、出力できるデータなどは異なります。単純に機能数だけを見るのではなく、自社の勤務ルールや現在の管理方法に合っているかを確認することが重要です。
勤怠クラウドの主な特徴
PC・スマートフォンから打刻
勤怠クラウドでは、PCやスマートフォンから勤怠の打刻を行えます。打刻時に位置情報を記録することもできるため、勤務場所の確認が必要な場合にも利用方法を検討できます。
テレワークや直行直帰にも対応しているため、従業員が毎日同じ場所に出勤する勤務形態だけでなく、勤務場所が変わる企業でも導入を検討できます。
一方で、ICカードや生体認証、専用タイムレコーダーには対応していません。現在利用している打刻方法から変更する場合は、従業員が無理なく利用できるかを事前に確認しておきましょう。
シフトや休暇の管理にも対応
勤怠管理では、出勤と退勤の時刻だけでなく、シフトや休暇に関する情報も扱います。勤怠クラウドでは、シフト管理に加えて休暇申請・承認や有休管理にも対応しています。
勤務予定と実際の勤怠を確認しながら管理したい企業にとって、複数の勤怠関連業務を一つのシステムで扱えることは、導入を検討する際のポイントになります。
残業や打刻漏れをアラートで確認
勤怠管理では、打刻漏れや残業時間などを担当者が確認する作業も発生します。勤怠クラウドでは、残業超過、打刻漏れ、36協定超過、年5日の有休取得未達について、アラートで通知する機能があります。
こうした通知機能を利用することで、確認が必要な項目を把握しやすくなります。特に従業員数が増えると一人ひとりの勤怠を目視で確認する負担も大きくなるため、管理方法を見直す際のチェックポイントになります。
勤務形態に合わせて検討できる
企業によって勤務時間のルールは異なります。固定された勤務時間だけでなく、フレックスタイム制や変形労働時間制を採用している企業では、それぞれの勤務形態に対応できるかどうかが重要です。
勤怠クラウドは、フレックスタイム制と変形労働時間制に対応しています。現在の勤務形態だけでなく、今後の働き方も考えながら、必要な機能が揃っているかを確認するとよいでしょう。
給与計算ソフトへのデータ連携にも対応
勤怠管理を行った後には、給与計算のために勤務時間などのデータを利用することがあります。勤怠クラウドでは、弥生給与、freee人事労務、マネーフォワードクラウド給与などへの取り込みを想定したCSVを出力できます。
また、帳票についてはExcel、CSV、PDFでの出力に対応しています。勤怠データを別の業務で利用したい企業では、必要な形式でデータを取り出せるかどうかも確認しておきたいポイントです。
実際に利用する給与計算ソフトや社内の業務フローによって必要なデータは異なるため、導入前に現在の給与計算の方法と照らし合わせて確認することをおすすめします。
料金は従業員数に応じた定額制
勤怠管理システムを選ぶ際には、機能だけでなく料金体系も重要です。勤怠クラウドは、1人あたりの従量課金ではなく、利用人数の上限によって分けられた定額制の料金体系となっています。
- ライト：月額4,950円（税込）・50名まで
- スタンダード：月額8,800円（税込）・100名まで
- プレミアム：月額16,500円（税込）・300名まで
従業員数によって適したプランが変わるため、自社の人数と照らし合わせて検討しましょう。また、料金だけで決めるのではなく、必要な機能が利用できるプランかどうかも確認することが大切です。
30日間の無料体験で確認できること
勤怠管理システムは、実際の業務で使ってみなければ分かりにくい部分もあります。勤怠クラウドでは30日間の無料体験が用意されています。
無料体験を利用する際は、単に画面を確認するだけでなく、自社で実際に行っている勤怠管理の流れを想定して試してみるとよいでしょう。打刻方法、休暇申請、シフト管理、アラートの確認、データ出力など、担当者が日常的に行う作業を確認しておくことで、導入後のイメージを持ちやすくなります。
なお、クレジットカードを登録して決済手続きをしない限り料金は発生しないとの案内ですが、無料体験を利用する際には、申込み画面に表示される最新の条件も確認しておきましょう。
導入前に確認しておきたいこと
勤怠管理システムは、企業の勤務ルールや従業員数によって必要な条件が変わります。勤怠クラウドを検討する場合も、次の点を確認しておきましょう。
- 自社の従業員数が利用対象の範囲内か
- 現在の勤務形態に対応しているか
- PC・スマートフォンによる打刻で問題ないか
- ICカードや生体認証が必要ではないか
- 給与計算ソフトとのデータ連携方法が合っているか
- 必要な帳票を出力できるか
- 無料体験の利用条件を確認したか
特に勤怠クラウドは300名までのサービスとなっているため、301名以上の企業は対象外です。また、日本国内向けのサービスで、英語表示や海外拠点には対応していません。自社の利用環境に合うかどうかを、申し込み前に確認しておきましょう。
中小企業の勤怠管理を見直したい方へ
紙のタイムカードやExcelによる勤怠管理を続けていると、従業員数や勤務形態の変化によって管理業務が複雑になることがあります。テレワークや直行直帰、シフト勤務などに対応する必要がある場合は、現在の管理方法が自社に合っているかを一度見直してみるのもよいでしょう。
勤怠クラウドは、PC・スマートフォンからの打刻をはじめ、シフト、休暇、有休、残業に関する管理やデータ出力など、勤怠管理に必要となる複数の機能をまとめて利用できるクラウド型システムです。人数上限による定額制の料金体系と30日間の無料体験も用意されています。
一方で、対応人数や打刻方法、利用できる勤務形態、海外利用などには条件があります。自社に必要な機能や運用方法を整理したうえで、サービスの仕様や利用条件を確認することが大切です。
勤怠管理の方法を見直したい企業は、現在の業務で負担になっている部分を整理し、必要な機能と料金を確認してみてください。無料体験を利用できるため、実際の業務に合うかどうかを確かめながら導入を検討することもできます。
